Spazi di Lavoro e Benessere: Progettare il Futuro delle Organizzazioni Ibride

Come il design degli ambienti fisici può promuovere il benessere, la collaborazione e la produttività in un mondo del lavoro in evoluzione.

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Quanto e come l’ambiente fisico in cui siamo inseriti impatta sul lavoro delle persone? 

L’ambiente di lavoro ha un impatto diretto sul benessere e sulla produttività, temi centrali per le aziende moderne. La pandemia e la digitalizzazione hanno accelerato la richiesta di flessibilità, migliorando la produttività ma riducendo la socializzazione. Ora, le organizzazioni dovrebbero garantire equilibrio e integrazione tra lavoro da remoto e in presenza, ripensando spazi e modelli di lavoro per promuovere collaborazione e benessere. Architetti, psicologi e manager sono chiamati a ridisegnare gli uffici per rispondere alle nuove esigenze dei dipendenti e migliorare il senso di appartenenza in un’ottica strategica di employer branding.

Oggigiorno la ricerca estetica gioca un ruolo fondamentale nella scelta del posto di lavoro, fungendo da leva per attrarre talenti e creare valore per le aziende.

La messa a disposizione di aree comuni ben arredate e conformi allo sviluppo tecnologico permetterebbe a chi le frequenta di migliorare il proprio apprendimento e la propria efficienza. Seguendo il criterio del 70-20-10 ideato da McCall, Eichinger e Lombardo, gli adulti apprenderebbero per il 70% dalle esperienze lavorative, per il 20% dalle interazioni sociali e per il 10% da contesti di formazione tradizionale; coerentemente con questo approccio, il re-design degli spazi lavorativi prevede di fornire per il 70% spazi di lavoro dedicati alle attività professionali e per il 30% spazi dedicati alla collaborazione e alla comunità. Nascono così diversi modelli di spazi per il lavoro ibrido basati sull’idea di integrare e bilanciare lavoro in sede e da remoto, come i modelli Mainly Physical, Activity Based, Clubhouse, HUB and SPOKE e Fully Virtual. 

Ma quali sono i principi prettamente psicologici che vengono messi in atto per ridisegnare gli spazi di lavoro? 

La corrente psicologica della Gestalt ha evidenziato la preferenza del cervello umano per ambienti percepiti come armoniosi e omogenei. Il principio di Von-Restorff evidenzia che elementi distintivi in contesti omogenei sono più facilmente ricordati. Negli ambienti di lavoro, dunque, è utile includere elementi unici per dare carattere allo spazio, senza però creare eccessiva disomogeneità.

Nella progettazione degli uffici, i principi della Gestalt aiutano a creare spazi funzionali, piacevoli e orientati al benessere dei dipendenti: il principio della chiarezza favorisce ambienti ben organizzati e distinti, il principio della simmetria rende gli spazi più armoniosi, il principio della continuità garantisce percorsi visivi fluidi e senza interruzioni, e il principio della chiusura crea un senso di protezione attraverso forme familiari; infine, il principio figura-sfondo utilizza contrasti visivi per evidenziare aree importanti, come le zone di collaborazione. 

Un modello di spazio lavorativo ampiamente accolto nel mondo del lavoro è quello dell’open space, parallelamente al lavoro ibrido; questa modalità comporta benefici e svantaggi che manager, architetti e psicologi devono considerare per il benessere organizzativo e personale dei lavoratori. Dato che il lavoro da remoto impoverisce il sense of agency ed il commitment dei lavoratori verso l’organizzazione, numerosi sono gli studi sulla prossemica che approfondiscono come gli spazi influenzino le relazioni con gli altri. La ricerca evidenzia come la distanza fisica tra il corpo e le pareti circostanti abbia un impatto significativo sul livello di arousal (attivazione fisiologica) e stress. In particolare, è stato osservato che quanto più le pareti sono distanti dal corpo, tanto più basso è l’arousal e più positiva è la percezione emotiva (valence). Questo influenza direttamente il modo in cui percepiamo e interagiamo con gli altri.

In spazi che inducono un alto arousal, come ambienti stretti o sovraffollati, le persone tendono a focalizzarsi sul linguaggio del corpo piuttosto che sul volto, limitando la capacità di comprendere le emozioni altrui. Pertanto, la progettazione degli spazi di lavoro dovrebbe considerare le dimensioni fisiche per ridurre lo stress e favorire relazioni positive tra colleghi. Spazi più ampi e ben distribuiti possono migliorare l’interazione sociale, ridurre l’arousal e creare un ambiente favorevole alla collaborazione e alla comunicazione empatica.

Perché, entrando in una stanza vuota, le persone tendono a disporsi lungo i lati, piuttosto che al centro? Per rispondere a questa domanda, è utile fare riferimento alla teoria del Prospect-refuge, che studia come le persone si comportano in relazione agli spazi in cui si trovano. Le persone tendono a disporsi in questo modo perché avere le “spalle coperte” (dalle pareti, in questo caso) produce un maggiore senso di sicurezza. Nel contesto lavorativo, avere le “spalle scoperte” può essere fonte di tensione, portando i lavoratori a sentirsi in soggezione quando percepiscono la presenza di qualcuno alle spalle, generando stress, distrazione e performances insoddisfacenti. La possibilità di privacy è un aspetto rilevante per la progettazione degli spazi lavorativi, soprattutto in contesti di open space dove i flussi di persone sono naturalmente incrementati. 

Spesso l’open space viene accostato alla modalità “hot desking”, che prevede l’assenza di postazioni lavorative assegnate ai dipendenti, a patto che la personalizzazione delle sedute sia ridotta al minimo e ci si impegni a tenerle pulite e ordinate per chi le utilizzerà in futuro. Da un lato, ciò favorisce socialità e collaborazione; dall’altro, la mancanza di controllo sugli spazi può generare smarrimento e stress, riducendo il senso di autoefficacia. 

Un trend emergente nella progettazione degli uffici è l’inclusione di elementi naturali come piante, inserti in legno, cascate artificiali e ampie finestre che offrono una vista sull’esterno. Questa connessione con la natura non solo abbellisce gli spazi, ma aiuta anche i lavoratori a percepire il passare del tempo e delle stagioni. Uffici ben illuminati con luce naturale o con impianti che la simulano favoriscono una regolazione dei ritmi circadiani, migliorando la gestione delle risorse mentali e riducendo il burnout. 

Va inoltre sottolineata l’importanza dei colori presenti negli spazi lavorativi: l’esposizione a sfumature che richiamino la natura, come verdi e blu, evoca una sensazione di pace, sicurezza e tranquillità, diminuendo i livelli di cortisolo negli organismi, riducendo lo stress e promuovendo serenità e concentrazione. Colori come il giallo, invece, stimolerebbero le emozioni e i sentimenti di felicità, incrementando l’energia dei lavoratori.

Alla luce di quanto esposto, sembra chiaro che il lavoro ibrido sia tanto complesso da gestire, quanto auspicabile. L’emergere di nuovi bisogni ha spinto le organizzazioni a ripensare spazi e modalità lavorative, riportando al centro l’importanza di investire sul capitale umano e valorizzare le persone. In accordo con gli studi sul tema, il futuro organizzativo si basa su sostenibilità sociale, salute e sicurezza. Adottare strategie che rendano gli spazi di lavoro più accoglienti è essenziale per facilitare il rientro nelle strutture e rafforzare organizzazioni sempre più ibride. Queste realtà devono riconoscere l’importanza della comunità, rispondere ai bisogni dei lavoratori, utilizzare la cultura organizzativa come leva gestionale e ridurre il tecnostress, promuovendo il benessere delle persone. Un ambiente ben progettato è un passo fondamentale verso un futuro lavorativo più sostenibile e umano.

Federico Neroni

Federico.neroni01@icatt.it

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